Für die Aufbewahrung von analogem Schriftgut, wie Papierakten, eignen sich unterschiedliche Boxformate und Regalsysteme. Die folgenden Ausführungen sollen lediglich als Anregung zur eigenen Schriftgutpflege zu verstehen.

Für die Registrierung, Pflege und Bestandskontrolle der städtischen Altregistraturen ist der jetzige Stadtarchivar zuständig. Die gewonnenen Erfahrungen resultieren vorallem aus seiner praktischen Tätigkeit mit klassischem Registratur- und Archivgut.

Verwaltungsbereiche (wie u. a. Schulen, Tiergarten sowie Amt für Stadtgrün und Stadtreinigung) die die Möglichkeit der städtischen Altregistraturen nicht wahrnehmen können, können nach Kontaktaufnahme und Rücksprache mit dem Archivar eigene Räume zur Aufbewahrung von Unterlagen einrichten.

Wahl der Boxen für die stehende Zwischenlagerung (laufende Aufbewahrungsfristen)

Für die verschiedenen Boxformate werden sogenannte Registraturboxen oder Archivboxen genutzt. Die Breite des Boxrückens kann in der Regel zwischen 7 cm und 12 cm variieren. Die Boxformate konzentrieren sich dabei auf die Werte 7, 8, 10 und 12.

Bei einer 12 cm breiten Archivbox passen beispielsweise demnach 2 je 6 cm dicke Akten in eine Box. Dieses Boxformat kann natürlich aufgrund seines Behältnisses mehr Dokumente aufnehmen. Jedoch fällt der Mehrgewinn bei größeren Aktenmengen und Regalmaßen von bspw. ~ 85 cm oder 115 cm breiten Fächern gegenüber kleineren Boxversionen (wie 8er oder 10er) signifikant geringer aus.

So können lediglich bei der Verwendung von „12ern“ und einem Fachmaß von ca. 85 cm Breite mit einer Tiefe von ca. 40 cm 7 Boxen aufgestellt werden. Bei 6 Fächern ergibt das 42 Boxen.

Werden dagegen Boxmaße von 10 cm gewählt, würde pro Fach eine Box mehr hinzugerechnet werden können. Das ergibt bei 6 Fächern ein Mehrwert von 6 Boxen. Dies entspricht in der Raumplanung von laufenden Metern (lfm) Schriftgut etwas mehr als einen halben laufenden Meter, der hierdurch gewonnen werden kann.

Es gibt auch Fächer mit größeren Tiefen, sodass die Boxen nicht nur einreihig, sondern zweireihig aufgestellt werden können. Dies bietet den Vorteil Schriftgutvolumen auf kleinerem Raum zu verdichten.

Ein weiterer Vorteil von Archivboxen im Gegensatz zu einzelnen Aktenordnern und Aktenbänden ist der Lichtschutz vor natürlichem Sonnenlicht. Da dieses durch seinen UV-Gehalt und der Wärme die Lebenszeit des Papiers bzw. Beschreibstoffs verkürzen kann.

Für die Heftung können beispielsweise sogenannte „Archivclips“ verwendet werden. In Verbindung mit einem Deckblatt und einer elektronischen oder analog gestützten Liste, erleichtert die vorgenommenen Registrierung der in den Archivboxen abgelegten Unterlagen das spätere Wiederfinden. Zusätzlich erhält die Archivbox ein zusätzliches Merkmal, beispielsweise. eine fortlaufende Zahlenreihe ab 1 beginnend. Von Vorteil ist die Beschreibung der Akte samt Entstehungszeitraum sowie ggf. einem Aktenzeichen.

Wahl von Kartonage für die dauerhafte Lagerung (Archivierung)

Für die liegende Lagerung empfiehlt sich das Nutzen von robusten alterungsbeständigen Archivkartons nach DIN 16245. Bei Papierakten des DIN- A4 Formats sind es DIN-A4 Archivkartons der jeweiligen Archivdienstleister. Eine weitere Größe wären Folio Archivkartons.

Mit der liegenden Lagerung von Archivkartons kann ein signifikanter Mehrwert im Vergleich zu stehenden Archivboxen auf kleinem Raum festgestellt werden.

So können drei Reihen je drei Kartons übereinander (bilden zusammen 1 lfm Meter) mehr Unterlagen umfassen als 7 12er Boxen bei einem 85 cm breiten Fach. Die Höhe der liegenden Archivkartons entspricht dabei einer Höhe von 11 cm.

Regalsysteme

In der allgemeinen Nutzung wird meist zwischen Steh- und Fahrregalen unterschieden. Fahrregalanlagen können auch bereits bei Raummaßen von Beispielsweise von 30 qm eingesetzt werden. Sie können größere Mengen an Unterlagen durch eine höhere Lagerdichte im Gegensatz zu einzelnen Stehregalen umfassen. Fahrregalanlagen sind jedoch deutlich teurer.

Einzelne Stehregale sind dagegen deutlich günstiger in der Beschaffung und leichter im Raum aufzustellen und auszurichten. Sie eignen sich auch für Räume mit weniger als 30 qm.

Eine Kombination wie die bei den Boxen ist ebenso nach finanziellem Budget möglich. Zu beachten ist, dass Schriftgut gemäß geltender Rechtsvorschriften für eine bestimmte Zeit aufbewahrt und vorgehalten werden muss, ehe es dauerhaft archiviert oder vernichtet werden kann.

Des Weiteren sind Regalsysteme zu installieren, die aus Metall sind, um nicht nur die Traglast sicher abzufedern, sondern auch Insektenbefall vorzubeugen der der Ausbreitung von Feuer zu entschleunigen. Der Schaden kann sich wiederum negativ auf die umliegenden Unterlagen auswirken und somit zu einem Informationsverlust führen.

Unterhaltung und Pflege eines eigenen Archivs

Für die Stadtverwaltung Delitzsch existiert ein städtisches Archiv, dass archivwürdige Unterlagen aufnehmen kann. Juristische Personen des Privatrechts und des öffentlichen Rechts können jedoch den Gesamtarchivbestand für die allgemeine städtische Forschung in Form von Deposita dem Archiv ohne Eigentumsübertragung übergeben.

Dies eignet sich für Situationen, sofern die eigenen Unterlagen beispielsweise nicht ordnungsgemäß gelagert werden können. Oder das Interesse an einer öffentlichen Nutzung oder Abgabe von Unterlagen aus Mangel an gegebenen Raumressourcen besteht.

Auch auf Depositalarchivgut liegen ggf. noch geltende Sperrfristen.

Alternativ können auch andere Archive zur Sicherung der Unterlagen aufgesucht werden. Darunter zählen zum Beispiel das sächsische Wirtschaftsarchiv, Kreisarchiv Nordsachsen, oder die Stiftungsarchive von Parteien.

Raumklima

Für die Aufbewahrung von Unterlagen gilt, dass trockene Räume (relative Luftfeuchte bei unter 40 %) sich besser eignen als feuchtkalte Räume (rel. Luftfeuchte mehr als 55%). Das Raumklima sollte stabil sein. Schwankungen hinsichtlich der Temperatur und relativen Luftfeuchte sollten möglichst vermieden werden.

Beispiel 1: Depositum: Schulze-Delitzsch- Frauenchor

Der Schulze-Delitzsch Frauenchor begeht im nächsten Jahr sein 60-jähriges Vereinsjubiläum. Die Unterlagen sollen laut Wunsch des Vereins (vertreten durch Frau Christine Rühr, Vorstandsvorsitzende) nicht nur archivisch in ihrem Entstehungszusammenhang gesichert, sondern auch für die öffentliche Nutzung und Forschung unter Beachtung geltender Bestimmungen laut Archivsatzung zugänglich gemacht werden. Die Unterlagen wurden in analoger Form dem Stadtarchiv übergeben. An der Findung einer digitalen Langzeitarchivlösung arbeitet der hiesige Stadtarchivar.

Dementsprechend könnten auch künftig Unterlagen auch auf digitalem Weg (bspw. in Farb-Scans und natürlich auch Dokumenten Containern) dem Archiv depositarisch übergeben werden.

Beispiel 2: Optimierte Raumnutzung des Bauarchivs durch konservatorische Maßnahmen

Einfache konservatorische Maßnahmen in Verbindung mit einer erweiterten Erschließung (unter Beachtung geltender archivischer Erschließungsrichtlinien und Fachstandards, sowie der Schadensprävention im Rahmen der Bestandserhaltung) können ebenso zu einer besseren und notwendigen Magazin Nutzung beitragen.

So können wie bereits erwähnt, Registraturboxen, die eigentlich für die kurzfristige stehende Lagerung entwickelt worden sind, durch spezielle Archivkartons (u. a. DIN ISO 16245) ausgetauscht werden.