Welche Regelungen finden sich in der Archivsatzung wieder?

Ein wichtiger Grundsatz zur rechtskonformen Aussonderung und der Unterbindung wilder Schriftgutvernichtungen (Kassationen) findet sich in §5 Abs. 1 der Archivsatzung wieder.

Für Sachakten und allgemeines Schriftgut sowie einfaches Kassenwesen gelten in der Regel mindestens 10 Jahre. Diese sollten jedoch spätestens 30 Jahre nach Aktenschließung oder letztem Dokumentenzuwachs dem Stadtarchiv im Rahmen einer Aussonderung angeboten werden, sofern keine gesonderten Vereinbarungen zwischen der aktenführenden Stelle und dem Archiv getroffen worden sind. Diese können über sogenannte unbefristete Vernichtungsgenehmigungen laut §5 Abs. 9 Archivsatzung abgebildet werden.

Archivwürdig sind dagegen unter anderem Unterlagen zum Ortsrecht, Protokolle der Dienstberatungen leitender Führungskräfte, Niederschriften zum Stadttrat einschließlich seiner Ortschaftsräte.

Ausnahmen (Vorrang durch Landesrecht und Bundesrecht)

Bestimmte Aufgabenbereiche in der kommunalen Verwaltung (wie Bauwesen, Schulwesen, Kämmereiwesen, Personalwesen, Personenstandswesen und Meldewesen) unterliegen gesonderten Fristen, die über die 30-jährige Aufbewahrungsfrist hinausreichen können.

Bauwesen

Darunter zählen z. Beispiel Baugenehmigungsvorhaben. Diese sind beispielsweise dauerhaft zu archivieren.

Finanzunterlagen

Finanz- und Kämmereiunterlagen werden beim städtischen Fachamt für Finanzen vorgehalten.

Personalunterlagen

Personalunterlagen aus der jüngeren Zeit und folgend werden vom Stadtarchiv nicht übernommen.

Landesvorschriften

Schulwesen

Beispielswiese gelten für städtische Schulen landesrechtliche Regelungen wie die Verwaltungsvorschrift „VwV AussSchul“. Diese Vorschrift findet Anwendung auf die sächsischen Schulen in kommunaler Trägerschaft.

Auf die Stadt Delitzsch angewendet wären es folgende Schulen:

• Erasmus-Schmidt-Schule
• Artur-Becker-Oberschule
• Grundschule Delitzsch Ost
• Grundschule Diesterweg
• Grundschule am Rosenweg

Laut VwV AussSchul gelten für spezielle Abgangs- und Abschlusszeugnisse eine Aufbewahrungsfrist von 50 Jahren. Hingegen bei anderen Schulzeugnissen eine Aufbewahrung von 20 Jahren ermittelbar ist.

Schulen in Trägerschaft des Landkreises oder anderer Trägerschaften sind von der Anbietungspflicht an das Stadtarchiv Delitzsch ausgenommen.

Bundesrecht

Meldewesen

Im Bereich des Bundesrechts gelten seit dem 1.11.2015 das Bundesmeldegesetz (in Sachsen: ehemals Sächsisches Meldegesetz)

Personenstandswesen

sowie für das Personenstandswesen im Bereich der Personenstandsregister und Sammelakten spezielle Fortführungsfristen gemäß des deutschen Personenstandsgesetzes in Verbindung mit der Personenstandsverordnung.

Rolle des Stadtarchivs

Das Stadtarchiv hat gemäß seiner Archivsatzung im Rahmen der ordnungsgemäßen Schriftgutverwaltung eine Beratungsfunktion laut §4 Abs. 4 der Archivsatzung inne. Des Weiteren kann es die Aussonderungsvorlagen an die aktenführenden Stellen anpassen und auf Anfrage zusenden.

Unbefristete Vernichtungsgenehmigung

In besonderen Fällen ist die Erteilung einer unbefristeten Vernichtungsgenehmigung (kurz UVG) seitens des Archivs auf Anfrage möglich. Dennoch ist das Führen eines eigenen Schriftgutvernichtungsnachweis empfehlenswert.

Die UVG erleichtert dadurch das Aussonderungsverfahren. Aussonderungsanfragen an das Archiv können somit entfallen.

Beschrieben wird die UVG in der Archivsatzung § 5 Abs. 9.

Möglichkeit der Übernahme vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen

Im Regelfall findet eine Aussonderung von Unterlagen erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sowie dem nicht mehr Notwendigen Gebrauch für laufende Geschäftsvorfälle.

Dennoch können Unterlagen auch vor Ihrer Erlangung der „Archivreife“ an das hiesige Stadtarchiv übergeben werden.

Die Beschreibung findet sich unter § 5 Abs. 8 der Archivsatzung.