Welche Regelungen finden sich in der Archivsatzung wieder?

Ein wichtiger Grundsatz zur rechtskonformen Aussonderung und der Unterbindung wilder Schriftgutvernichtungen (Kassationen) findet sich in §5 Abs. 1 der Archivsatzung wieder.

Für Sachakten und allgemeines Schriftgut sowie einfaches Kassenwesen gelten in der Regel mindestens 10 Jahre. Diese sollten jedoch spätestens 30 Jahre nach Aktenschließung oder letztem Dokumentenzuwachs dem Stadtarchiv im Rahmen einer Aussonderung angeboten werden, sofern keine gesonderten Vereinbarungen zwischen der aktenführenden Stelle und dem Archiv getroffen worden sind. Diese können über sogenannte unbefristete Vernichtungsgenehmigungen laut §5 Abs. 9 Archivsatzung abgebildet werden.

Archivwürdig sind dagegen unter anderem Unterlagen zum Ortsrecht, Protokolle der Dienstberatungen leitender Führungskräfte, Niederschriften zum Stadttrat einschließlich seiner Ortschaftsräte.

Ausnahmen (Vorrang durch Landesrecht und Bundesrecht)

Bestimmte Aufgabenbereiche in der kommunalen Verwaltung (wie Bauwesen, Schulwesen, Kämmereiwesen, Personalwesen, Personenstandswesen und Meldewesen) unterliegen gesonderten Fristen, die über die 30-jährige Aufbewahrungsfrist hinausreichen können.

So werden im Bauwesen beispielsweise Baugenehmigungsunterlagen und Personenstandsunterlagen dauerhaft durch die positiv erfolgte Bewertungsentscheidung und der damit verbundenen Archivwürdigkeit, im Stadtarchiv archiviert.

Finanzunterlagen werden dagegen beispielsweise beim städtischen Fachamt für Finanzen vorgehalten.

Personalunterlagen aus der jüngeren Zeit und folgend werden vom Stadtarchiv nicht übernommen.

Landesvorschriften

Beispielswiese gelten für städtische Schulen landesrechtliche Regelungen wie die Verwaltungsvorschrift „VwV AussSchul“.

Bundesrecht

Im Bereich des Bundesrechts gelten seit dem 1.11.2015 das Bundesmeldegesetz (in Sachsen vorher Sächsisches Meldegesetz) sowie für das Personenstandswesen im Bereich der Personenstandsregister und Sammelakten spezielle Fortführungsfristen gemäß deutschem Personenstandsgesetz.

Rolle des Stadtarchivs

Das Stadtarchiv hat gemäß seiner Archivsatzung im Rahmen der ordnungsgemäßen Schriftgutverwaltung eine Beratungsfunktion laut §4 Abs. 4 der Archivsatzung inne. Des Weiteren kann es die Aussonderungsvorlagen an die aktenführenden Stellen anpassen und auf Anfrage zusenden.

In besonderen Fällen ist die Erteilung einer unbefristeten Vernichtungsgenehmigung (kurz UVG) seitens des Archivs auf Anfrage möglich. Dennoch ist das Führen eines eigenen Schriftgutvernichtungsnachweis empfehlenswert.

Die UVG erleichtert dadurch das Aussonderungsverfahren. Aussonderungsanfragen an das Archiv können somit entfallen.