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Wie finde ich mich auf den Websiten des Stadtarchivs Delitzsch durch Nutzung des PC’s zurecht?

Navigation

Auf der Homepage werden im Header (Kopfteil) archivbezogene Themen mit ihren jeweiligen Unterthemen angezeigt.

Die Unterseiten sind entsprechend verlinkt.

Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung der im Bereich „Profil“ hervorgehobenen Themenfelder.

Suche

Sie können zum einen Stich- oder Schlagwörter in die Suchleiste („Suche“ und Lupensymbol) auf der Startseite eingeben.

Mit dem Shortcut Strg+F kann innerhalb der Seite nach Begriffen gesucht werden. Die Nutzung dieser Funktion ist beispielsweise bei der Stadtchronik, dem Häuserbuch, den Personenstandsregistern und der Bauaktenübersicht sowie den bereitgestellten geschichtlichen Artikeln empfehlenswert.

Des Weiteren sind bestimmte Seiteninhalte und Themen zueinander verlinkt und entsprechend farblich hervorgehoben.

Wie kann ich mit Hilfe der mobilen Ansicht nach bestimmten Stich- und Schlagwörtern suchen?

Der gängigen Browser (wie Chrome, Firefox usw.), verfügen über die Funktion „Seite durchsuchen“ oder „auf Seite suchen“ sodass sowohl Text Dokumente als auch Webseiten durchsucht werden können.

Dies ist in der mobilen Ansicht über die drei Balken oder Punkte in der Adressleiste des Browsers möglich.

Nun können Stich- und Schlagwörter in die Suchmaske eingegeben werden.

Archivgut nutzen, Urheberrecht und Sperrfristen

Wer darf Archivgut benutzen?

Nach Maßgabe der Archivsatzung der Stadt Delitzsch hat jedermann (natürliche und juristische Personen des öffentlichen und privaten Rechts) das Recht auf Benutzung des Archivgutes. Es gibt verschiedene Benutzungsarten. Über die Art der Benutzung entscheidet das Archiv gemäß §12 Archivsatzung. Die Benutzung von Archivgut kann in Ausnahmefällen gemäß §19 Archivsatzung eingeschränkt oder versagt werden. Das Recht auf Informationsfreiheit, also hier speziell dem Recht auf Benutzung, wird in diesem Fall eingeschränkt. Darüber hinaus kann das Stadtarchiv die Benutzung aus weiteren wichtigen Gründen versagen.

Eine Versagung der Benutzung tritt beispielsweise durch Sonderregelungen mit Delitzscher Firmen, (Zweck-) Verbänden in der Region (wie u. a. verwaltungsinterne Nutzung der Unterlagen seitens der Stadt oder Deposita) auf. Weitere Gründe können u. a. sein, dass noch geltende Sperrfristen auf den Unterlagen liegen oder der Erhaltungszustand der Dokumente nicht gefährdet wird.

Ich möchte Fotografien aus der DDR-Zeit reproduzieren. Ebenso möchte ich Zeitungsartikel ebenfalls für öffentliche Zwecke wiederverwenden.

Generell gilt für Fotografien unabhängig, ob es Lichtbilder oder Lichtbildwerke sind, dass diese erst nach einer bestimmten Zeit gemeinfrei sind. Für Lichtbilder gelten 50 Jahre nach Entstehung, für Lichtbildwerke 70 Jahre nach Tod des Urhebers. Diese können also, wenn das Lichtbild Foto von 1974 stammt und der Urheber zu der Zeit noch lebte im Jahr 2024 nicht vervielfältigt und veröffentlicht werden. Ausnahme hiervon bildet der §53 UrhG – Privatkopie. 

Zeitungsartikel können ebenfalls als Sprachwerke unter das Urheberrecht fallen. Das Anfertigen von Reproduktionen zu Veröffentlichungszwecken von Zeitungsartikel nach 1954 (sofern keine Namensnennung des Autoren ermittelbar ist, gilt der Entstehungszeitpunkt) ist nicht gestattet.  Es gelten die Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes (UrhG).  Sofern Zeitungsartikel laufenden Urheberrechtsfristen (70 Jahre) unterliegen, bedarf es einer Zustimmung beim Zeitungsverleger bzw. Urheber den Artikel für Veröffentlichungszwecke zu nutzen. Eine Ausnahme besteht u. a. in der Anwendung der Anfertigung von Privatkopien gemäß §53 Urheberrechtsgesetz sowie der Anwendung des Urheberrechts-Wissensgesellschafts-Gesetz (u. a. Schulen, Wissenschaft usw.) zu nicht kommerziellen Zwecken.

 Archive dürfen nach Maßgabe des Urheberechtsgesetzes §§60e und 60f aus ihren Archivbeständen ein Werk über Terminals für Forschungen und private Studien zugänglich machen unter Beachtung des nicht kommerziellen Zweckes. 

Ich interessiere mich für die überlieferten Bestände im Stadtarchiv Delitzsch. Was muss ich hierzu wissen?

Das hängt grundsätzlich von Ihrem Forschungsschwerpunkt ab. Die nachfolgende Tabelle konzentriert sich auf die hiesigen nutzbaren Archivbestände und soll als erste Orientierung dienen. Die einfache Online-Beständeübersicht listet eine nicht abgeschlossene Auswahl an Überieferungsschwerpunkten auf. Des Weiteren gibt es nicht den zentralen Aufbewahrungsort von historischen Dokumenten der Stadt Delitzsch – Stattdessen gestaltet sich die Suche als sehr vielschichtig. Bestände zu Delitzscher Firmen und Parteiorganisationen können in anderen Archiven überliefert sein.

Archivbestände werden in der Regel nach ihrer Herkunft, der Provenienz gebildet und in Form einer Archivtektonik oder Archivplan systematisch erfasst und abgebildet. Eine weitere Untergliederung der Archivalien erfolgt über die Vergabe einer Archivsignatur. Diese ist innerhalb des Archivbestandes unikal. Sie wird in der Regel fortlaufend vergeben und ist bei der Nutzung und Zitierung erforderlich.

Form der Archivbenutzung	Archivbestand
Ahnen- und FamilienforscherErbenermittlerNachlasskanzleienNachlassgerichteBanken	v. a. Personenstandsregister in Verbindung mit Sammelakten; Adressbücher; Meldekartei
ImmobilienmaklerBaufirmenArchitektenStatikerIngenieur- und PlanungsbürosErbenEigentümer	Bauakten privater Grundstücke der Stadt Delitzsch (zur Zeit vor 1998) und eingemeindeter Delitzscher Ortsteile sowie städtischer Gebäude und Geschäftshäusern
Historiker, Ortschronisten, Geschichtsvereine mit Schwerpunkt Regionalgeschichte, Journalisten, Studierende, Schüler	Archivalien über den Rat zu Delitzsch (Feudalismus); Magistrat zu Delitzsch (20602 Stadt Delitzsch); Rat der Stadt Delitzsch (Sozialismus); Stadtverwaltung Delitzsch ab 1990Häuserbuch der Stadt DelitzschDelitzscher Stadtchroniken (Lehmann, Reime, Reulecke, Ziebe)Archivalien zu Delitzscher OrtsteilenDelitzscher Amtsblätter ab 1991Delitzscher Zeitungen bis 1945 (Mikrofilm)
Stadtverwaltung Delitzsch	Unterlagen der Stadtverwaltung (v. a. Ämter, Sachgebiete, Referate, Dezernate)

Unterlagen aus dem 19./20. Jh. sind hier vor allem schwerpunktmäßig überliefert. Der Bestand Stadt Delitzsch (Zeit: 1365-1945) liegt als Depositum im Sächsischen Staatsarchiv, Staatsarchiv Leipzig. Auf der Webseite des Staatsarchives können Sie innerhalb des Bestandes 20602 Stadt Delitzsch recherchieren. Aufgrund historischer Gegebenheiten, sind die Bestände zur Region Delitzsch auf mehrere Archive verteilt. Weitere Informationen finden Sie unter dem Beitrag Bestände der Stadt Delitzsch in anderen Archiven.

Im Museum werden u. a. Unterlagen zur Chronik der Stadt, Zeitungen (auch der regionale Teil der LVZ) und historischen Vereinen sowie zum gesellschaftlichen Leben aufbewahrt. Das Museum trägt im Rahmen seiner dokumentarischen und musealen Aufgaben (Museumssatzung) zur Delitzscher Erinnerungskultur bei und bietet (Sonder-) Ausstellungen zu verschiedenen historischen Themen an.

Besteht ein Anspruch auf das Lesen oder transkribieren altdeutscher Schriften bei persönlicher Einsichtnahme von Archivgut?

Nein, es besteht kein Anspruch. Weitere Informationen können Sie dem §12 der Delitzscher Archivsatzung entnehmen. Sie können jedoch unter Paläografie die eingestellte alphabetische Übersicht nutzen.

Ich möchte DDR Archivgut  und neueres Schriftgut der Stadt Delitzsch einsehen. Worauf muss ich achten?

Vor allem sind bei Archivgut des 20. und 21. Jh. die sogenannten Schutz- bzw. Sperrfristen, die auf Archivgut noch liegen können, im Rahmen der Nutzung zu beachten. Diese werden unter §21 der Delitzscher Archivsatzung näher erläutert. Ein Antrag auf Schutzfristenverkürzung ist möglich (u. a. in Hinblick auf wissenschaftliche Forschung).

Situation	Einschränkung durch Sperrfrist gem. Archivsatzung	Nutzung im Jahr 2025
Unterlagen und archivierte Daten der Stadtverwaltung ab 1990 liegen im Stadtarchiv Delitzsch vor. Eine abgebende Stelle möchte auf Archivgut Ihres Bereiches zurückgreifen (bspw. Niederschriften von Stadtratssitzungen)	keine	Abgebende Stellen können im Rahmen Ihrer Verwaltungstätigkeit die zu Ihrer Organisation archivierten Unterlagen uneingeschränkt nutzen.
Die Akte wurde 1990 geschlossen. Hierbei handelt es sich um eine Sachakte zum Thema Bau eines städtischen Gebäudes.	keine	Ja.Die allgemeine Schutzfrist galt bis 2020. Eine Einsichtnahme ist ohne Auflagen möglich.
Die Akte wurde 1960 geschlossen. Sie enthält zum Teil personenbezogene Angaben.	100 Jahre nach der Geburt oder 60 Jahre nach Aktenschließung	Ja, sofern die Person (en) vor 1925 geboren worden sind.Wenn die Person 1924 geboren wurden ist und kein Sterbedatum ermittelbar ist, so kann die Akte 2025 uneingeschränkt eingesehen werden. Wenn weder ein Geburts- noch Sterbedatum ermittelbar ist gelten 60 Jahre. Da die Akte zuletzt 1960 bearbeitet worden ist, kann diese der Benutzung uneingeschränkt vorgelegt werden.
Die Sachakte wurde 1995 geschlossen.	30 Jahre Schutzfrist	Im Jahr 2025 nicht öffentlich zugänglich.Die Schutzfrist ist noch nicht abgelaufen. Die Akte kann dem Archivnutzer nur in eingeschränkter Form unter bestimmten Auflagen vorgelegt werden (Schutzfristenverkürzung).
Die natürliche Person, auf die sich das Archivgut überwiegend konzentriert, ist 2013 verstorben. Die Personalakte wurde 2000 geschlossen.	30 Jahre Schutzfrist 10 Jahre nach Tod	Für die öffentliche Archivnutzung nicht zugänglich, sofern eine Übernahme ins Archiv erfolgte. Trotz dessen, dass die Person 2013 verstarb gilt dennoch unabhängig hiervon die 30-jährige Schutzfrist. Unter bestimmten Auflagen und der Beantragung einer Schutzfristenverkürzung kann einer Archivbenutzung zugestimmt werden. Ausgenommen hiervon ist die abgebende Stelle. Sofern die Person noch lebt, ist Sie ein direkter Betroffener und hätte ebenfalls uneingeschränktes Recht auf Akteneinsicht, sofern es sich hierbei um Archivgut handelt.

Archivgebühren

Entstehen Kosten durch die persönliche Einsichtnahme von Archivgut im Stadtarchiv Delitzsch? 

Gemäß der Archivsatzung der Großen Kreisstadt Delitzsch ist die Einsicht von Archivgut vor Ort gebührenfrei.

Wann werden Gebühren durch das Stadtarchiv Delitzsch erhoben?

Je nach Forschungszweck und Art der Anfrage könne für die Recherche- und Auskunftsleistung Archivggebühren gemäß Archivgebührensatzung erhoben werden. Dies schließt Reproduktionsaufträge mit ein. Unberührt und gebührenfrei bleibt dabei die Einsicht des Archivgutes vor Ort sowie das selbständige Fotografieren.

Heimatgeschichte, Ortsgeschichte, Regionalgeschichte

Gibt es Heimat- oder Geschichtsvereine in Delitzsch und der näheren Umgebung? 

Ja, u. a. in Form des Delitzscher Heimat- und Museumsvereins. Überregional können Geschichtsinteressierte u. a. an Veranstaltungen des Sächsischen Landeskuratorium Ländlicher Raum e. V sowie des Vereins für sächsische Landesgeschichte teilnehmen und sich gemeinsam austauschen.

Als Heimatforscher bin ich an der Stadtgeschichte Delitzschs und der umliegenden Region interessiert. Wo kann ich meine Forschung im Archiv ansetzen? 

Sie haben zunächst die Möglichkeit sich über den Eintrag Stadtchronik zu informieren. Des Weiteren existieren noch weitere regionalbezogene und heimatkundliche Beiträge und Ergänzungen zur Stadt Delitzsch.

Auskunft zu Baugenehmigungsakten aus dem Bauarchiv

Bauakten anderer Gemeinden sind im Stadtarchiv Delitzsch aufgrund seiner archivischen Zuständigkeit, die sich nur auf das Delitzscher Stadtgebiet bezieht, nicht überliefert. Wenden Sie sich hierzu zunächst an die Gemeinde, ggf. an das Kreisarchiv Nordsachsen.

Bitte richten Sie Ihre Anfrage schriftlich an das Stadtarchiv Delitzsch. Die Einsichtnahme von Einzelbauakten aus dem Bauarchiv vor Ort ist gebührenfrei.

Das Bearbeiten der schriftlichen Auskunft, dass beispielsweise das Ermitteln von Informationen oder speziellen Bauunterlagen und Dokumenten zu einer Bauakte umfasst, ist gebührenpflichtig. Sollten Bauakten zu einer schriftlichen Anfrage ermittelbar sein, so erfolgt eine Auskunft gegen Vorlage eines Nachweises aufgrund berechtigten Interesses.

Der Eigentumsnachweis kann für Eigentümer u. a. in Form eines Erbscheins, Kaufvertrages oder Grundbuchauszuges und für Gewerbetreibende in Form von Vollmachten zur Bauakteneinsicht erfolgen.

Die Vorlage der Bauakte bei der Direktbenutzung sowie bei Reproduktionsauftrag erfolgt nur nach Vorlage der genannten Unterlagen!

Durch die Online-Bereitstellung der Bauaktenübersicht zu Delitzsch entfällt hierdurch die Erhebung der Archivgebühr.

Ahnenforschung, Familienforschung

Ich möchte gerne privat zu meiner Familie im Raum Delitzsch forschen. Was muss ich hierbei berücksichtigen?

Hierzu ist die jeweilige Zeit zu beachten. Jüngere Personenstandsunterlagen werden aufgrund vorgeschriebenen Fortführungsfristen (Personenstandsgesetz) beim Standesamt Delitzsch geführt. Unterlagen, die diesen Fristen nicht mehr unterliegen, werden dem Archiv angeboten und ggf. an das Stadtarchiv abgegeben.

Vor der Einführung der Standesämter im Oktober 1874 wurden Kirchenbücher geführt. Das Landeskirchenarchiv Magdeburg stellt verfilmte Kirchenbücher der preußischen Provinz Sachsen für die Benutzung bereit.

Personenstandsunterlagen umliegender Gemeinden wie bspw. Zschortau, Rackwitz, Krostitz und Wiedemar sind somit nicht im Stadtarchiv Delitzsch überliefert! Eine Hilfe zur Ermittlung des zuständigen Standesamtes oder Archivs ist hier eingestellt.

Die in den Personenstandsregistern gesuchte Person muss im Standesamtsbezirk Delitzsch (Stadt Delitzsch sowie eingemeindete Ortsteile) geboren oder verstorben sein oder geheiratet haben, sodass diese auch mit Hilfe alphabetischer Namensverzeichnisse und den damit verbundenen Registereinträgen ermittelbar ist.

Praktika

Bitte senden Sie bei Interesse Ihre Unterlagen zu einem möglichen Pflichtpraktikum an stellenausschreibung@delitzsch.de. Dabei werden Anfragen durch Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste (FaMI) in den Fachrichtungen Bibliothek und Archiv sowie Studierende (im Bereich der Geisteswissenschaften, v. a. Geschichte; sowie Archiv) in Bewerbungsverfahren bevorzugt.

Fotografieren

Kann ich eigene Fotos vom Archivgut im Rahmen meiner Forschungen machen?

Ja, ohne Verwendung von Blitzlicht. Das Fotografieren sollte geräuschlos erfolgen. Fotografiert werden darf jedoch kein Archivgut, das archivrechtlichen Schutzfristen unterliegt oder durch dessen Nutzung Rechte noch lebender Betroffener oder Dritter beeinträchtigt sowie Archivgut, welches aus Gründen der Bestandserhaltung hierdurch Schaden nehmen kann. Werke, die dem Urheberrechtsschutz unterliegen, sind hiervon ausgenommen. 

Bestandsergänzung und Deposita

Ich möchte gern zur städtischen Geschichte beitragen. Wie ist das möglich und welche Unterlagen wären aus Sicht des Archivs interessant?

Der Grundauftrag besteht in der Archivierung von amtlichen Unterlagen (s. Archivsatzung). Da das Archiv jedoch das städtische Gedächtnis ist, kann das Archiv im Rahmen der Bestandsergänzung Unterlagen sowohl von juristischen als auch natürlichen Personen übernehmen. Nehmen Sie hierzu den Kontakt mit uns auf.

Presse

Ich bin bei einer Rundfunkanstalt, einem Zeitungsverleger oder sonstigen Medienanstalt beschäftigt.

Das Stadtarchiv teilt gegenüber den Pressestellen keine Auskunft aus. Bitte stellen Sie in diesem Fall Ihre Anfrage an pressestelle@delitzsch.de 

Aktenführung und Aufbewahrung von Unterlagen

Aktenführung

Muss ich Akten in meinem Amt führen?

Sofern keine gesonderten Regelungen bestehen, sind die Vorschriften der Akten- oder Schriftgutordnung einzuhalten. Wilde Kassationen ohne Einbeziehung des Stadtarchivs bei Aussonderungsvorhaben sind nicht erlaubt.

Weiterhin sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung zu beachten, unabhängig ob eine Papier-, Hybrid- oder elektronische Akte angelegt wird.

Welche Regelungen zur Schriftgutverwaltung gelten in meinem Bereich?

Innerhalb der städtischen Verwaltung gilt zur Zeit eine Schriftgutordnung. Mit Einführung der elektronischen Aktenführung und der Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems wird eine Aktualisierung empfohlen.

Welche Rolle kommt dabei dem Archiv zu?

Das Stadtarchiv ist an den Grundsatzfragen der späteren Archivierung, beruhend auf der Schriftgutordnung, die für die Verwaltung gilt, zu beteiligen. Es berät die aktenführenden Stellen im Kontext der Schriftgutverwaltung (Records Management).

Nach welchem Ordnungssystem sind Akten anzulegen?

Für die Stadtverwaltung Delitzsch gilt der städtische Aktenplan. Das Ordnungsprinzip unterliegt dabei einem hierarchischen Dezimalsystem (0-9). Die einzelnen Zahlen stehen für kommunale Themen.

Das Aktenplanzeichen setzt sich in der Regel aus:

• der Aktenhauptgruppe
• der Aktengruppe
• der Aktenuntergruppe
• der Aktensachgruppe
• und der Aktenstelle zusammen

Der Aufbau innerhalb der Ordnungsziffern kann von sich von Aktenplan zu Aktenplan unterscheiden. Der hier dargestellte Aktenplanaufbau bezieht sich auch den Aktenplan für sächsische Kommunen.

Die Akte wird in der Regel ab der 5. Stelle, der Aktenstelle, gebildet, also bspw. 010.02. Aus dem Aktenplan(zeichen) leitet sich das Aktenzeichen ab. In der Regel durch ein Solidus (Trennzeichen wie „/“) nach dem Aktenplanzeichen aufgeführt (bspw. 010.02/1). Das Aktenzeichen wird fortlaufend vergeben.

Die Akte enthält wiederum als ein Container Vorgänge, die wiederum Dokumente enthalten.

Das Aktenzeichen ist eine einzigartige Signatur innerhalb eines Aktenbestandes eines Verwaltungsbereichs. Dieses Aktenzeichen kann aufgrund der Grundsätze an die ordnungsgemäße Aktenführung nur einmal vergeben werden. Der Nachweis bei analogen Unterlagen ist das Aktenverzeichnis. Bei elektronischer Aktenführung bilden Dokumentenmanagementsysteme (DMS) dieses ab.

Der Aktenplan dient als verwaltungsmäßiges Ordnungsinstrument zur systematischen und logischen Anlegung von Akten nach kommunalen Themen. Er ist in seiner Gestaltung flexibel und sollte vorausschauend strukturiert werden.

Er ist aufgabenorientiert und nimmt Abstand von laufenden Änderungen innerhalb des Geschäftsbetriebes (Organisation), sodass er stets erweiterbar ist.

Wie bestimme ich den Aktentitel?

Zusätzlich zum Aktenzeichen ist ein Aktentitel als weiteres schematisches Containerformat anzulegen.

Beispielsweise könnte der Aktentitel zum Thema Hundesteuer für das Jahr 2025 so lauten:

• Hundesteuer 2025

Empfehlenswert ist bei analogen Akten die Bezeichnung der Aktenführenden Stelle (nicht gleichzusetzten mit der federführenden Stelle), beispielsweise durch das Voranstellen einer Amtsziffer. Letztere lässt sich aus Organigrammen der Verwaltung ableiten.

Was bedeutet Aktenführende Stelle?

Aktenführende Stelle meint die Organisationseinheit, die Akten bildet. Federführend bedeutet, dass eine Organisation hauptsächlich zuständig für die Bearbeitung eines Geschäftsvorganges ist.

Die Orientierung für die Aufgabenzuständigkeit ergibt sich u. a. aus dem Aufgaben- und Geschäftsverteilungsplan.

Wie lassen sich die Aktenzeichen bei Aufgabenüberschneidungen unabhängig voneinander nutzen?

Beispielsweise durch Zusatz der Amtsziffer der Verwaltungseinheit vor dem Aktenzeichen oder weiteren verwaltungsinternen geregelten Abkürzungen für Bereiche außerhalb des Amtsziffersystems (Schulen, Kitas, Horte).

Die Amtsziffer kann aus dem Organigramm der Stadt Delitzsch entnommen werden.

Aufbewahrung und Aufbewahrungsfristen

Wie kann ich meine Unterlagen in geeigneter Umgebung aufbewahren?

Für Papierdokumente und Akten wird eine Lagerung bei einer möglichst stabilen Temperatur von 16 – 18 Grad Celsius und einer relativen Luftfeuchte von 50-55% empfohlen. Werte unter 50 % bis zu 30 % sind auch in Ordnung. Eine deutlich höhere Luftfeuchtigkeit von über 60 % kann Schimmelwachstum auf lange Zeit fördern. 

Um der ggf. hohen Luftfeuchte entgegenzuwirken, eignen sich elektronische Luftentfeuchter mit austauschbaren Filtern und Wasserbehältern.

Die relative Luftfeuchte in Verbindung mit der Raumtemperatur kann mit Hilfe eines Thermohygrometers bestimmt werden.

Des Weiteren sollten die Unterlagen während der Lagerung natürlichem Sonnenlicht nicht ausgesetzt sein. Das Licht beschleunigt vorallem aufgrund seiner UV-Strahlung den Alterungsprozess von Schriftstücken. Um dem entgegenzuwirken eignen sich hierzu Archivboxen und lichtgeschützte Räume.

Ich möchte Unterlagen, die bereits geschlossen sind und die ich für die laufenden Geschäftsvorfälle nicht mehr benötige an einem sicheren Ort aufbewahren?

Neben dem Büro existieren auch zentrale Orte, für die Bereiche der Stadtverwaltung (außer Amt für Stadtgrün und Stadtreinigung).als weiterer Zugriff dienen können. Das Stadtarchiv Delitzsch ist mit deren Pflege beauftragt.

Nehmen Sie hierzu bitte Kontakt mit dem Archivpersonal auf, um die Dokumente fachgerecht aufzubewahren.

Soll ich die Akten liegend oder stehend aufbewahren? Gibt es Fristen für die Aufbewahrung?

Die stehende Lagerung eignet sich für den schnellen Rückgriff, beispielsweise bei Hängeregistraturmappen und konventionellen Stehordnern.

Stehordner können in „Archivboxen“ (nicht Archivkartons) umgebettet werden. Die Archivboxen erhalten können beispielsweise eine fortlaufende Nr. ab 1 beginnend erhalten. Eine nummerische Ordnung unterstützt mögliche Revisionskontrollen.

Unabhängig vom gewählten Aufbewahrungsbehältnis sollte die Papierakte ein Deckblatt mit Aktentitel, der aktenführende Stelle, Zeitraum (in Jahren) und Archivboxnr. erhalten.

Es gibt eine Reihe gesetzlicher und privatwirtschaftlich Vorgeschriebener Aufbewahrungsfristen. Es handelt sich hierbei um Mindestfristen. Diese beginnen, sobald die Akte den letzten Zuwachs erhielt. In besonderen Fällen kann die Aufbewahrungsfrist bis zu 30 Jahre oder mehr betragen. In der Kommunalverwaltung sind meist die Bereiche des Baus, Finanz- und Steuer-, Personenstands- und Meldewesen betroffen. Spezielle Vorschriften genießen gegenüber der Archivsatzung (durch Bund und Land) rechtlichen Vorrang.

Sowohl in der Privatwirtschaft als auch in der öffentlichen Verwaltung existieren Aufbewahrungsfristen. Diese sind zu beachten und einzuhalten. Aufbewahrungsfristen sind in der Regel in gesetzlichen Vorschriften (bspw. Abgabenordnung, Personenstandsgesetz, Bundesmeldegesetz, Gewerbeordnung, VwV AusSchul usw.) eingebettet.

Im kommunalen Bereich der öffentlichen Verwaltung erfolgt erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist eine Anbietung an das Stadtarchiv aufgrundlage der Archivsatzung.

Archive lagern Akten liegend. Die Aktenvorgänge mit ihren Dokumenten werden entsprechend verpackt und in speziellen Archivkartons abgelegt. Das Kartonmaterial sollte bestimmte archivische Normen (bspw. der DIN 16245) und Standards entsprechen. Eine entsprechende Kennzeichnung wird vorgenommen.

Ich möchte Unterlagen und Datenträger EU-DSGVO konform vernichten. Was mnuss beachtet werden?

Es gibt Firmen, die Aktenvernichtung anbieten. Unter anderem ist die Einhaltung verschiedener Standards (bspw. DIN 66399) und die geltende EU-DSGVO zu beachten. Die Akten können dabei entkernt werden, sodass nichtarchivwürdiges Papier im Falle der Kommunalverwaltung in Tonnen gesammelt werden.Diese werden dann von entsprechenden Fachfirmen entleert.

Laut Archivsatzung sind Firmen, Vereine und (Zweck-)verbände dem Stadtarchiv Delitzsch nicht anbietungspflichtig. 

Wie kann ich meine Unterlagen ordnungsgemäß heften?

In der Verwaltung ist die buchmäßige Ablage (Behördenheftung) bei Sach- und Fallakten zu empfehlen. Das heißt, das jüngste Schriftstück liegt unten, das älteste oben.

In Unternehmen wird dagegen die kaufmännische Ablage genutzt. Das jüngste Schriftstück liegt oben, das älteste unten.

Von der gewählten Heftung ist unabhängig wichtig, dass der chronologische Entstehungskontext gewahrt bleibt.

Anbietung und Aussonderung

Das Stadtarchiv unterstützt gemäß Archivsatzung und weiterer Vorschriften (Schriftgutordnung) vorallem die Bereiche der Stadtverwaltung Delitzsch in Fragen der allgemeinen Schriftgutverwaltung (Records Management).

Das Stadtarchiv kann hierzu Vorlagen in derartigen Fragen Hilfsmittel den Bereichen zukommen lassen (Bspw. zur Aktenaussonderung).

Fachverfahren (wie das Melderegister, Gewerberegister) sind ebenfalls von der Anbietung an das Archiv nicht ausgenommen. Das Stadtarchiv ist bestrebt, eine geeignete, elektronische Langzeitarchivlösung zu finden.