Einführung

Während der Benutzung sowie der Forschung im Stadtarchiv, unabhängig welches Anliegen (wissenschaftlich, privat, heimatkundlich, genealogisch, verwaltungsmäßig oder gewerblich) vorliegt, kommt der Benutzer mit verschiedenen archivischen Fachbegriffen in Berührung.

Im wissenschaftlichen Kontext haben sich eine Vielzahl an Fachbegriffen im deutschen wie auch internationalen Archivwesen etabliert. Dadurch grenzt sich die Sprache in der Fachdisziplin der Informationswissenschaften von der anderer Einrichtungen (wie Museen, Bibliotheken und Dokumentationsstellen) ab.

Glossar

Das folgende Verzeichnis umfasst relevante und häufig gebrauchte wie auch archivische Fachbegriffe, die im Delitzscher Stadtarchiv genutzt werden.

Einstieg Beratung durch das Stadtarchiv
Es soll im Wesentlichen die Kommunikation zwischen Forschenden sowie dem städtischen Träger, seiner Ämter, Referate, Sachgebiete, Organe und nachgeordneter Einrichtungen und dem Stadtarchiv erleichtern. Der Einstieg in die Forschung und Nutzung sowie der Zugang zu den Quellen soll an dieser Stelle vereinfacht werden.

Für die folgende Auflistung wurden unterschiedliche Quellen zur Beschreibung ausgewählter Termini benutzt:

• Archivschule Marburg: Terminologie der Archivwissenschaft
• Angelika Menne-Haritz: Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft
• Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste, Fachrichtung Archiv
• Glossar des Archivportal-D
• Glossar ausgewählter archivfachlicher Begriffe der Goethe Bibliothek J. C. Senckenberg
• Bezeichnungen innerhalb der Delitzscher Archivsatzung wie auch weiteren Archivgesetzen

Terminus	Bedeutung
Akte	Zusammenfassung aller Vorgänge und Dokumente zu einem gleichen Aktenbetreff. Der Aktentitel leitet sich in Verbindung mit der Aktendimension aus dem Aktenplan ab.
Aktenplan	Ein wesentliches Ordnungsinstrument für das Anlegen von Akten innerhalb einer Organisation (bspw. Verwaltung, Unternehmen, Verband). In der Regel nach einem Dezimalsystem (0-9) aufgebaut. Die Zahlenfolge beschreibt eine sachthematische Ordnungsstruktur und definiert die Positionen der Akte innerhalb eines Aktenbestandes durch das Aktenplanzeichen.
Aktenplanzeichen	Das Aktenplanzeichen ist dem Aktenzeichen übergeordnet. Das Aktenplanzeichen ist dem Aktenplan zu entnehmen. Es kann sich aus mehreren Hierarchieebenen, abgebildet durch Dezimalzahlen 0-9 zusammensetzen. Das Aktenzeichen wird auf der Ebene der Aktenstelle (in der Regel fünfte Dezimalstelle) gebildet. Beispiel Aktenplanzeichen: Beispiel Aktenplanzeichen: 001.00
Aktentitel / Aktendimension	In der Regel ein kurzer prägnanter Titel der den wesentlichen Inhalt der Akte, wie auch im DMS wiedergeben soll. Er orientiert sich in der Regel an dem Aktenplanbetreff eines Aktenplanzeichens. Beispiel: Hundesteuer 2026 Mit der Aktendimension kann der beschriebene Inhalt einer Akte eingegrenzt werden. So kann zusätzlich noch ein Jahr angehangen werden. Bei Vorgängen zur Hundesteuer kann beispielsweise die zeitliche Dimension angefügt werden.
Aktenzeichen	Das Aktenzeichen kann nur einmal innerhalb des Verwaltungsbestandes vergeben werden. Es ist ein einzigartiges Ordnungszeichen. Das Aktenzeichen erleichtert die Recherche und Suche von Dokumenten sowie Vorgängen. Das Aktenzeichen hat als Bestandteil das Aktenplanzeichen und in der Regel ein oder mehrere zusätzliche (Trennzeichen wie den Solidus „/“) und darauffolgend die fortlaufende Ordnungsnummer der Akte im Aktenbestand. Beispiel Aktenzeichen: 001.00/1
Aktenverzeichnis / DMS	Das Aktenverzeichnis dient als Nachweis aller tatsächlich geführten Akten innerhalb einer Organisation. Im Dokumentenmanagementsystem wird das Aktenverzeichnis elektronisch geführt und durch dieses in einer Art monohierarchischer Baumstruktur abgebildet.
Akzession	Mit der Akzession wird die Übernahme von Archivgut in die Magazine des Archivs bezeichnet.
Altregistratur	Altregistraturen sind Orte, an denen Verwaltungsunterlagen aufbewahrt werden, die nicht mehr für den laufenden Geschäftsbetrieb benötigt werden. Mit Schließung der Unterlagen und dem letzten Zuwachs, beginnt die (gesetzliche) Aufbewahrungsfrist.
Anbietungspflicht	Die Anbietung stützt sich auf das geltende Archivgesetz in Verbindung mit der geltenden Archivsatzung. Eine wilde Kassation von Unterlagen ist nicht erlaubt. Die Anbietungspflicht für die Stadt Delitzsch ergibt sich aus der Archivsatzung.
Archivale	Eine Archivalie bildet eine in sich geschlossene Sinneinheit und kann unterschiedliche Erscheinungsformen (Urkunde, Audio-Visuelle Medien, Akten, Zeitungen, Karten, Risse, Pläne, Fotografien etc.) aufweisen.
Archivgut	Als archivwürdig bewertetes Registraturgut, dass entsprechend seiner Bedeutung nach umgewidmet wird. Es kann Werte hinsichtlich seiner Bedeutung beispielsweise im Bereich der Geschichte, Verwaltung, Rechtsprechung und Wissenschaft aufweisen.
Archivsignatur	Fortlaufende Nummer der Archivalie im Archivkarton. Die laufende Archivsignatur ist bei ihrer Vergabe einzigartig um Archivgut innerhalb eines Archivbestandes wieder auffindbar zu machen.
Archivrecht	Geltendes Archivrecht (bspw. Archivsatzungen, Gebührensatzungen, Archivgesetze, Verordnungen, Benutzungsordnungen)
Archivtektonik	Die Archivtektonik bezeichnet die Gliederung aller Bestände in einem Archiv. In der Regel wird die Gliederung näher klassifiziert und mit einer Notation versehen. Innerhalb der Archivtektonik werden die Bestände im Rahmen der Erschließung einer thematischen Tektonikgruppe zugeordnet. Der Bestand erhält eine einzigartige Bestandsignatur und Bestandsname.
Aufbewahrungsfrist	In der Regel existieren gesetzliche Aufbewahrungsfristen (beispielsweise GoBD, Personenstandsgesetz, Bundesmeldegesetz). Das Archiv bewertet erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Die Unterlagen sind dann archivreif. Sofern Bundes- oder landesrechtliche Bestimmungen gelten, genießen diese gegenüber traditionellen Regelungen Vorrang. Eine Anbietung erfolgt dann demnach nicht nach 30 Jahren.
Aussonderung	Bezeichnung für einen Vorgang innerhalb einer Organisation im Rahmen der Anbietungspflicht von Unterlagen an das zuständige Archiv. Die endgültige Bewertungsentscheidung über die Archivwürdigkeit, also der bleibende Wert, trifft das Archiv.
Bestand	Bestände werden in der Regel nach Ihrer Herkunft (Provenienz), also nach dem Registraturbildner (natürliche oder juristische Person) gebildet.
Beständeübersicht	Findmittel des Archivs in Form einer Auflistung des überlieferten Gesamtbestandes mit einer Kurzbeschreibung.
Bestandserhaltung	Arbeitsbereich, der das Ziel zur dauerhaften physischen Erhaltung der Archivalie oder des Informationsträgers hat.
Bewertung	Ermittlung des Archivwürdigen Teils des Registraturguts der aktenführenden Stelle. Die Bewertung wird durch ein Bewertungsprotokoll begleitend dokumentiert. Um die Transparenz und Nachvollziehbarkeit getroffener Entscheidungen zu erhöhen, werden erweiterbare Bewertungskataloge genutzt. Des Weiteren wird das ausgewählte Bewertungsverfahren beschrieben.
Bundes- Landesarchivgesetze	Gesetze zur Regelung und Nutzung von Archivgut in der Bundesrepublik Deutschland und den Bundesländern. Auf Bundesebene: Bundesarchivgesetz Auf Landesebene: Sächsisches Archivgesetz
Datenschutz und personenbezogene Informationen	Die öffentliche Nutzung von Unterlagen, die aktiver Schutzfristen unterliegen, wird nach geltendem Archivrecht nicht eingeräumt. Es gelten die Benutzungsschranken gemäß Delitzscher Archivsatzung.
Datierung (Laufzeit)	Die Datierung bezeichnet den Zeitraum zwischen dem Anfangs- und Enddokument.
Depositum	Eine Hinterlegung ohne Eigentumsübertragung natürlicher oder juristischer Personen an das Archiv.
Deskriptoren	Bei Deskriptoren handelt es sich vor allem um normierte und kontrollierte Schlagwöter oder Begriffe. Die Vergabe kann im Rahmen von Indexierungen erfolgen.
Digitale Langzeitarchivierung	Dauerhafte Archivierung in elektronischer Form. Die digitale Langzeitarchivierung setzt hohe rechtliche sowie archivische Anforderungen an die dauerhafte Sicherung und Bereitstellung digitaler Unterlagen.
Dokumentenmanagementsystem	Elektronisches System zur Speicherung und der Bereitstellung von Schriftstücken als einzelne Dokumente in faksimilierter oder codierter Form.
Elektronische Unterlagen	Aus elektronisch unterstützten Arbeitsverfahren stammende Dokumente, welche elektronisch erstellt, gespeichert und / oder verarbeitet worden sind.
Erschließung	Erschließung meint im wesentlichen die Ordnung und Verzeichnung von Archivbeständen. Die Erschließung unterschiedet mehrere Arbeitstechniken für die Ordnung und Verzeichnung des Archivguts. In der Regel erhält die Verzeichnungseinheit einen Enthält-Vermerk um detaillierte Informationen über den Inhalt der Unterlage zu liefern. Die Erschließungsarbeit wird dokumentiert. Hierzu werden u. a. ein Bearbeitungsplan und ein abschließender Bearbeitungsbericht erstellt.
Erschließungsrichtlinie	Erschließungsrichtlinien fördern die Standardisierung von Erschließungsabläufen und machen sie aber auch durch ihre einheitlichen Vorgaben nach außen transparent. Die archivische Erschließung bedeutet das Ordnen und Verzeichnen sowie das Nutzbarmachen von Archivgut für Interessierte und berechtigte Personen durch das Bereitstellen geeigneter Findmittel wie Findbücher und Findverzeichnisse. Im Stadtarchiv wird sich seit 2022 an dem internationalen Erschließungsstandard ISAD (G) u. a. orientiert.
Federführung	In verwaltungsmäßigen Entscheidungsprozessen ist die Festlegung einer Federführung essentiell. Daher obliegen in der Regel den jeweiligen Fachämtern die Bearbeitung und Verantwortlichkeiten einzelner Themen usw. Die Aufgaben können aus dem Geschäftsverteilungsplan entnommen werden. Beispiel: Bewertung von anbietungspflichtigen Stellen – Archiv Personalangelegenheiten – Personal Gerichtsverfahren, städtische Beteiligungen – Rechtsamt Öffentlichkeitsarbeit, Presse – Referat Öffentlichkeitsarbeit Ausführender Bau und Unterhaltung städtischer Einrichtungen – Bauamt Gewerbean-, um- und Abmeldungen – Sachgebiet Gewerbe- und Meldeamt
Findbuch	Findbücher sind das Ergebnis der Erschließung. Sie dienen als essentielles Bestandsfindmittel und enthalten neben Verzeichnissen, eine Findbucheinleitung und ggf. sogar Register mit Indizes.
Findmittel	Findmittel können neben Findbüchern auch Findkarteien oder Mikrofiche, Regesten, Inventare sein.
Geschäftsverteilungsplan	Geschäfts- und Aufgabengliederungspläne definieren die Zuständigkeit und Tätigkeitsbereiche einzelner Organisationsbereiche innerhalb einer Verwaltung.
Historische Hilfswissenschaften	Diese stellen eine wertvolle Ergänzung zur geschichtswissenschaftlichen Arbeit dar. Folgende Bereiche sind u. a. damit gemeint: Chronologie (Lehre der Zeit) Paläografie (Lehre alter Schriften) Diplomatik (Urkundenlehre) Numismatik (Münzkunde) Genealogie (Ahnen- und Familienforschung) Heraldik (Wappenkunde) Realienkunde (Gegenstände) Sphragistik (Siegelkunde) Aktenkunde
Magazin	Archivraum, der zur Sicherung von Archivgut dient. Dieser muss entsprechend für die Einlagerung klimatisch und technisch aufbereitet werden.
Metadaten	Mit Metadaten werden Daten über Daten bezeichnet. Damit sind strukturierte Zusatzinformationen gemeint, die dabei helfen, Daten zu finden, zu verwalten und zu verstehen.
Mikrofilm	Ein auf einer Spule aufgerollter Film, der verkleinerte analoge Abbildungen von Schriftgut und anderen Unterlagen enthält.
Kassation	Mit der Kassation wird die mangelnde Archivwürdigkeit bezeichnet, sodass Unterlagen dauerhaft und unwiederbringlich vernichtet werden.
Laufende Meter (Regalmeter)	Mit laufende Meter, auch als Regalmeter bezeichnet, wird eine nicht normierte Maßeinheit im Archivwesen bezeichnet. In der Regel bilden 9 laufende Kartons einen laufenden Archivmeter.
Nachlass	Unterlagen einer physischen Person (Übergabe an das Archiv erfolgt nach dem dessen Tod) mit herausragender gesellschaftlicher Bedeutung im Bereich der Kunst, Literatur, Wissenschaft, Wirtschaft und dem Dienst- sowie Privatleben.
Pertinenzprinzip	Ordnungskriterium von Unterlagen nach Sachbetreffen
Provenienzprinzip	Führendes archivisches Ordnungsprinzip, welches bei der Bildung von Archivgut in Beständen nach Registraturbildner angewendet wird. Der Entstehungszusammenhang bleibt in der Regel gewahrt.
Records Management	Umgangssprachlich: Schriftgutverwaltung
Registraturbildner	Hierbei handelt es sich um juristische des öffentlichen so wie des privaten Rechts oder natürliche Personen bei denen Registraturgut bzw. Unterlagen entsteht bzw. anfällt.
Reproduktion	Umgangssprachlich auch als Faksimile bezeichnete Vervielfältigungen von Archivgut.
Sammlung	Unterlagen ohne spezifische inhaltliche oder sachthematische Ordnung in komplexeren Strukturen
Signatur	Zu unterscheiden sind die Registratursignatur, Archivsignatur und Bestandssignatur.
Sperrfrist / Schutzfrist	In den Archivgesetzen oder den Benutzungsordnungen festgelegte Frist bis zur öffentlichen Nutzung von Archivalien für die allgemeine Benutzung.  Unter Benutzungsauflagen (Antrag auf Schutzfristenverkürzung) können die Unterlagen im Rahmen der wissenschaftlichen Forschung genutzt und eingesehen werden.
Sprengel	Der räumliche Zuständigkeitsbereich eines Archivs.
Übergabeprotokoll	Protokoll als Nachweis der Übergabe von archivwürdige Unterlagen an das Archiv.
Urheberrecht	Das Urheberrecht richtet sich in Deutschland nach dem Urheberrechtsgesetz. Unterlagen und Archivgut, dass noch geltenden Urheberrechtsfristen unterliegt kann nicht öffentlich weitergenutzt werden.
Vorgang	Ein bzw. mehrere Dokumente werden in einem Vorgang abgelegt und diesem zugeordnet. Mehrere Vorgänge bilden wiederum eine Akte.
Verfügung z. d. A	Diese Schlussverfügung bewirkt, dass ein Vorgang zu den Akten gelegt wird. In einem DMS ist es im Kontext der archivischen Aussonderung wichtig, dass eine für nicht mehr laufende Geschäftsvorfälle benötigte Akte geschlossen wird. Mit Schließung beginnt die Aufbewahrungsfrist. Künftig kann dann nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Aussonderungs- und Anbietungsprozess seitens der anbietungspflichtigen Stelle angestoßen werden.